Tullverkets utskick "information om övervakning"
När nu AEOS-ansökningarna nått normala nivåer igen, har Tullverkets AEO-verksamhet fått utrymme att kunna prioritera om resurser från tillståndsgivning till övervakning av Sveriges 306 AEOS & AEOC-tillstånd.
En av anledningarna är att EU´s revisorer konstaterat att Tullverket inte levt upp till EU-kraven på revision av tillstånden.
Tullverket har nyligen skickat ut brevet ”Information om övervakning” till en första del av de 306 företag i Sverige med AEO-tillstånd, men ni som ännu inte fått det kan inte andas ut. Ni har bara fått lite längre tid att förbereda er.
Målsättningen från Tullverkets sida, är att AEO-tillstånden skall revideras betydligt tätare än vad som gjorts tidigare.
Många av de Tullrevisioner som Tullverket har genomfört sedan pandemin, hos inte minst företag med gamla AEO-tillstånd har ofta visat på stora brister.
Jämför man med processen för ISO-certifieringar, med sina årliga externrevisioner. Så är det lätt att förstå varför företagens AEO-rutiner och processer ofta har prioriterats ner, i företagens allt mer slimmade organisationer.
Vet ni med er att ni sitter med inaktuella AEO-rutiner, dåligt dokumenterade kontroller och uppföljning eller inte har skött er återrapportering till Tullverket i enlighet med tillståndet. Då kan ni förvänta er att Tullverkets ”Övervakning” kommer att övergå i en ”Omprövning” av ert/ era AEO-tillstånd. Vilken påverkan får ett återkallat eller pausat AEO-tillstånd på er verksamhet?
Tullverkets återrapporteringskrav
Tillståndskravet på återrapportering enligt bilaga 4 till AEO-Guidelines, är ett enkelt sätt för Tullverket att kunna prioritera sina revisioner. Då det ofta är förändringar som lätt kan kontrolleras i förväg via enkla Google-sökningar. Har förändringarna inte rapporterats in i enlighet med kraven i tillstånden, så är det så klart en revision som skall prioriteras.
Sedan i november 2011 så skall återrapporteringen inte längre ske via e-post, utan numera skall den göras via ”EU-portalen för näringsidkare” och ”EAEO” (läs ”Rapportera förändringar”).
Genom AEO-tillståndet ställs krav på återrapportering till Tullverket, något som skall göras via ”EU-portalen för näringsidkare”. Ansvar för återrapporteringen ligger på VD eller i hans frånvaro företagets AEO- ansvarige.
De förändringar som måste återrapporteras är de som berör företaget, dess ledning och ägarstruktur, avgörande uppgifter i företagets AEO- ansökan. Samt allvarliga intrångsförsök i företagets system eller lokaler, allvarliga fel eller om man på annat sätt riskerar att inte kunna uppfylla tillståndskraven
Hur kontrollerar vi att företaget lever upp till tillståndskraven?
Pricka av EU-kommissionens ”AEO-riktlinjer”, mot dokumenterade rutiner & processer
● Har ni en uppdaterad AEO-översikt/ innehållsförteckning över företagets samtliga AEO-rutiner?
● Har all dokumentation versionshantering, datum, rutinansvarig och ersättare vid frånvaro?
● Är alla AEO-rutiner i drift, överensstämmer de med hur ni arbetar och är väl kända i företaget?
● Har ni en väl fungerande och dokumenterad intern kontroll OCH uppföljning?
● Är förändringar i enlighet med Guidelines bilaga 4 inrapporterade i tid
● Den viktigaste frågan: Hur bevisar ni för Tullverket att varje rutin är aktuell och efterlevs?
Läs mer om AEO via Tullkompetens ”AEO” eller Tullverket ”AEO–godkänd ekonomisk aktör”, eller..
Kontakta Tullkompetens för en extern AEO-revision, för att ta tempen på er AEO-efterlevnad.
Hur är ditt företags tillståndsefterlevnad?
● Hög tid för en externrevision för att säkerställa att ni uppfyller tillståndskraven?
● Har ni redan insett hur det ligger till, kanske har både kontroller och utbildningen halkat efter?
● Har era AEO-rutiner kanske inte ens uppdaterats trots nya system, lokaler, förändrad organisation, verksamhet eller arbetssätt?
Vet du om att företaget kan ansöka om att få pausa AEO-tillståndet?
För att få tid att återuppbygga sina AEO-rutiner och AEO-process, och slippa riskera att få tillståndet återkallat. Något som innebär att AEO-tillståndet inte kan sökas om på tre år.
Kanske behöver ni bara en externrevision eller ett bollplank, eller så behöver ni en erfaren projektledare för att snabbt få rätsida på era tillståndsrutiner och processer. Tveka inte att kontakta Tullkompetens, med 30 års erfarenhet av upgiftslämning, kompetensutveckling och tillståndsansökningar på tullområdet.