AEO - Authorised Economic Operator
AEO – Authorised Economic Operator
Eller Godkänd Ekonomisk Aktör, är inte längre en ”certifiering” utan två separata EU-gemensamma tulltillstånd, som är minst lika omfattande som en ISO-certifiering. Den stora skillnaden är väl att den både godkänns och följs upp av en myndighet, och inte av ett företag som samtidigt är er leverantör.
I Sverige finns runt 300 företag med AEO-tillstånd, med en fortsatt hög ansökningstakt på framför allt AEOS-tillstånd. Anledningen är främst kundkrav precis som vid ISO. AEO är baserad på WCO´s globala säkerhetsstandard ”SAFE” .
- AEOC Tullförenklingar (tillstånd EUAEOC)
- AEOS Säkerhet och skydd (tillstånd EUAEOS)
- AEOF benämns företaget som innehar båda tillstånden
SAFE och Mutual recognition
AEO, är nationella säkerhetscertifieringar baserade på WCO´s (World Customs Organisations) säkerhetsstandard ”SAFE”. Vilket är en global säkerhetsstandard som togs fram av WCO på WTO´s (World Trade Organisations) uppdrag.
Anledningen var den amerikanska säkerhetscertifieringen C-TPAT, som togs fram till följd av 9/11. WTO insåg att frihandel snart skulle bli en utopi, om världens länder började ställa krav på att hamnar, flygplatser och företag skulle certifiera sig enligt respektive lands egen standard.
Via SAFE är nationella säkerhetscertifieringar godkända under en global säkerhetsstandard, där WTO´s 166 medlämsländer förväntas erkänna varandras standarder. Det medför att företag med AEOS-tillstånd, räknas som säkrade även i andra länder via ”Mutual recognition” eller ”Ömsesidigt erkännande” och skall där ges samma fördelar som företag som certifierat sig enligt övriga länders standard.
Fördelar
En av fördelarna med AEO är att du får en myndigetsstämpel på att du efterlever specifika krav och arbetar rätt, samt att ert företags internationella varuflöde räknas som säkrat. Ett minskad andel kontroller och smidigare kontroller när det behövs minskar risken för störningar i flödet.
I de länder som EU har ett avtal om ”Ömsesidigt erkännande” med, bl.a. USA, Kina, Japan, Norge, Schweiz och Storbritannien. Får företagets varuflöde samma fördelar som de företag som certifierats enligt respektive landets egen säkerhetscertifiering.
Vad skulle ett AEO-tillstånd innebära för bolaget?
AEOC -Tullförenklingar
Det finns flera anledningen till att låta Tullverket kvalitetssäkra företagets tullrutiner. Genom att arbeta igenom och säkra Företagets lag, regler och tillståndsefterlevnad kopplat till kompetens, data, dokumentation och rutiner, och ges Tullverkets kvalitetsstämpel. Får företaget bra förutsättningar för en korrekt uppgiftslämning med lag- och tillståndsefterlevnad, vilket minskar risken för störningar i ert internationella varuflöde. Samt inte minst, minska risken för kostsamma påföljder för både företaget och dess VD som ytterst ansvarig.
- Ansöka om Nedsättning eller befrielse från ställande av säkerhet, ner till 30% för Betalningsanstånd och ner till 0% för Tullager, Tillfällig lagring, Transitering, Aktiv förädling och Slutanvändning.
- Minskad risk för störningar i företagets varuflöde och produktion
- Mindre risker och störningar i verksamheten kopplat till Tullrevision och tillståndsuppföljning
- Med AEOC kan företaget ansöka om Central klarering, det innebär att företaget kan lämna import- och exportdeklarationer i hela EU. En stor fördel för företag med import- eller exportflöden via flera medlemsländer.
AEOS – Säkerhet och skydd
Att som aktör i det internationella varuflödet sakna AEOS-tillstånd, innebär en allt större risk att väljas bort som potentiell leverantör.
När bl.a. ett globalt svenskt möbelföretag, började ställa AEOS som krav på samtliga leverantörer globalt. Började allt fler leverantörer i sin tur, att ställa AEOS som krav vidare på sina egna underleverantörer, då sprider sig AEOS-kravet som ringar på vattnet allt snabbare.
- Minskad risk för störningar i företagets varuflöde och produktion
- En ökad andel potentiella kunder, då allt fler kunder har AEOS som krav eller som fördel vid upphandlingar
- Färre kontroller och möjlighet att själv få välja kontrollplats
- Begränsad uppgiftslämning och tillgång till speciella EDI- meddelanden
AEOF – Tullförenklingar & Säkerhet och skydd
Har Företaget någon form av uppgiftslämning till Tullverket, oavsett om den sker för sin egen eller kunders räkning och ni överväger AEOS. Så är det lika bra att ta steget fullt ut och sikta på AEOF, skillnaden på tillståndskraven är inte så stora.
Vem får ansöka om AEO
Aktörer med roller i den internationella leveranskedjan, det kan vara en eller flera roller.
Ex. Tillverkare, importör, exportör, ombud, transportör, lagerhavare, samlastare eller terminaloperatör.
Baserat på roll, ställs olika krav på Företagets rutiner. Men alla måste uppfylla följande kriterier:
- Efterlevnadskrav på tull- och skatteområdet samt att ledning & styrelse inte är dömda för allvarliga brott
- Tillfredställande system för affärsbokföring, med hög grad av spårbarhet & kontroller
- Erkänd ekonomisk solvens
- Tullkunskaper och kvalifikationer kopplade till verksamheten (AEOC)
- Lämpliga säkerhets- och skyddsnormer (AEOS)
AEO, Undvik de vanligaste misstagen
En företagsgenomgripande tullförståelse, med fördjupad kompetens beroende på roll. Tillsammans med en väl integrerad och kostnadseffektiv tullprocess, baserad på rätt förfaranden och rutiner. Är förutsättningarna för en kvalitetsmässigt hållbar uppgiftslämning i längden.
Men nyckeln till AEO, inte bara till tillstånden. Utan nyckleln till en kvalitetssäkrad uppgiftslämning över tid, ligger i Företagets Egenkontroll och arkivering. Redan här faller många av de sökande företagen bort, de tvingas ofta återkalla sin ansökan och börja om för att inte riskera avslag.
Egenkontrollen går ut på att hitta fel och avvikelser i företagets uppgiftslämning, inte pricka av ett protokoll. Egenkontrollen skall dokumenteras tillsammans med upptäckta avvikelser, föreslagna förbättringar och genomförda åtgärder. Det bevisar väl fungerande rutiner, processer och en korrekt uppgiftslämning. Tullkompetens: ”Tullanalys & Uppföljning”
Egenkontroll
”Ett genomgående misstag hos bolagen är för svag Egenkontroll”
De anlitar Ombud för sin uppgiftslämning, men glömmer att man inte kan outsourca ansvaret” (Tullverket reviderar Sveriges 100 största importörer). Egenkontrollen går ut på att hitta bristerna och åtgärda dem, inte att bocka av ett protokoll.
För att göra det, behövs bra rutiner och hjälpmedel samt inte minst rätt kompetens . Men det är aldrig bra att kontrollera sig själv, det är därför de flesta företag anlitar externa revisorer på andra områden.
Kontroller och uppföljning
Kontroller: Är till för att bevisa att rutinerna fungerar, det är också den vanligaste punkten som sökande företag missar. Så när man stämmer av Företagets rutiner mot AEO- kraven i förberedelserna, bör man utifrån varje rutin tänka: ”Hur bevisar vi att rutinen verkligen fungerar”.
Dokumenterade kontroller för att bevisa fungerande rutiner, helst dokumenterade under ett och samma tak (system).
Uppföljning: Därefter följer ex. kvalitets- eller AEO-ansvarig upp AEO- ruinerna med fastlagda mellanrum, för att säkerställa att rutinerna är aktuella och beslutade kontroller genomförda och avvikelser hanterade.
Bästa sättet för ledningen, att följa upp efterlevnaden. Är med ett samlat rapporteringsansvar för Tull-, Kvalitets- eller AEO- ansvarig, via en stående punkt på ledningens agenda.
”Glöm inte att ledningen med sitt engagemang i tullefterlevnaden, sätter ribban för resten av organisationen”
Större förändringar
Innan man drar igång ett projekt, är det viktigt att titta framåt och värdera risken för större förändringar som kan påverka ansökan. Involvera både styrelse och ägare i den processen. Kända systembyten, nya verksamheter, fusioner och avveckling, är alla förändringar som kan leda till att AEO- ansökan kanske måste pausas eller göras om för att undvika ett avslag.
Tullkompetens kan bistå, läs: ”Tullkonsult på Strategisk & operativ nivå”
Tullkompetens kan bistå, läs: ”Tullutredning & projektledning”
Hur går AEO- certifieringen till rent praktiskt?
Innan ansökan:
- Välj tillstånd: AEOC, AEOS eller AEOF
- Definera vilka Aktörsroller företaget har
- Pricka av EU-kommissionens AEO-riktlinjer (225 sidor) mot Företagets verksamhet och dess rutiner
- Hotbildsanalys för att identifiera potentiella risker och hot i logistik-kedjan, samt åtgärder för att minimera dem (missa inte risksammanställningen i AEO-Guidelines)
- Dokumentera rutinerna enligt Egenbedömningsformuläret (14 sidor):
* Det skall finnas rutiner för interna kontroller och uppföljning
* Rutinerna skall överensstämma med hur ni arbetar, vara väl kända och i drift när ni ansöker
* Rutinerna skall ha versionsdatering, ansvarig, ersättare vid frånvaro, syfte och datum
* En bra översikt och innehållsförteckning över AEO-rutinerna krävs
Först när rutinerna är implementerade och i drift, kan själva ansökan påbörjas
- Ansökan görs digitalt via ”EU-tullportal för näringsidkare”
- Tullverket har 30 dagar på sig att godkänna ansökan
– Begärs kompletteringar, har Företaget max 30 dagar på sig att svara - Om ansökan godkänns väntar tillståndsbesök, oftast en till två dagar
- När ansökan väl har godkänts, har Tullverket 120 dagar på sig att utfärda tillståndet
– Tullverket har dock rätt att förlänga handläggningen av speciella skäl - Om Tullverket i sin revisionsrapport ställer krav på kompletteringar, kan man medge viss förlängning för företaget. Men bara av speciella skäl och om det kan göras inom rimlig tid.
Vid risk för avslag, återkalla ansökan. För efter ett avslag, får företaget inte söka om på tre år.
Rätt erfarenhet och kompetens är viktigt i alla AEO- projekt
Strukturera
Egenbedömningsformulär & AEO-riktlinjer är utifrån en företagsorganisation, både röriga och ostrukturerade.
Så med kraven på en bra översikt och innehållsförteckning, så bör de brytas ner i lämpliga delar.
Tullkompetens har stor erfarenhet av AEO-projekt och något som visat sig fungera väldigt bra, är vår egenutvecklade AEO-modell. Där AEO- kraven har brutits ner i ett 500-tal frågeställningar, fördelade på 9 kapitel utifrån ett företags avdelningsstruktur. Så arbetar vi oss tillsamans igenom en AEO-rutin i taget genom workshops med rätt resurser beroende på område.
Certifieringsprocessen är uppdelad i tre delar:
* AEO-Förstudie: Analysera befintlig kompetens, processer & rutiner mot samtliga tillståndskrav = Förslag till beslut, tids- och projektplan samt ansvarsfördelning
* AEO-Rutiner: Skriva nya och komplettera befintliga rutiner mot kraven = Utbildningsinsats, implementering, driftsättning och dokumenterad uppföljning
* AEO-Ansökan: Vi sammanställer Egenbedömningsformuläret och ansökan, bistår som bollplank och med kompletteringar under Tullverkets revisionsprocess
Tullkompetens är ett erfaret stöd och den extra resurs som många Företaget behöver. De flesta organisationer är idag så slimmade, att de extra resurser som krävs för omfattande projekt ofta saknas.
Varför ta in extern hjälp i AEO-projektet?
Att som företag investera i ansökningar om avancerade tillstånd, utan rätt erfarenhet och kompetens. Kräver stora resurser, tid och ett brett engagemang i hela verksamheten. Att dessutom göra det när en myndighet är inblandad, blir ofta ett onödigt ekonomiskt risktagande. Så för att få ut det mesta av er investering, så bör ni satsa på professionellt och erfaret stöd för kostnadseffektiva projekt. En erfaren konsult som bollplank, projektledare eller med genomförare.
Tullkompetens AB har omfattande erfarenhet av både ISO, Servicetrappan och alla typer av AEO. Utöver erfarenhet av att genomföra projekt från ax till limpa hos olika typer av företag, så inte minst lika viktigt erfarenheten att som både Tull- och miljöchef ansvara för verksamheten även efter certifieringen.
Då lär man sig vad som verkligen krävs för att rutinerna skall fungerar även över tid.
Tullkompetens kan bistå i projektet, som bollplank, projektledare eller genomförare.
Och inte minst efter att tillståndet väl är på plats, som både rådgivare, Tull- eller AEO-ansvarig eller externrevisor. En erfaren rådgivare och resurs, borgar för god tillståndsefterlevnad och uppgiftslämning.
Är er befintliga tullprocess, verkligen den bästa och mest kostnadseffektiva?
Innan man drar igång AEO- projektet, så bör man fråga sig om befintlig tullprocess verkligen är den mest kostnadseffektiva. Med kostnadseffektiv, menas att nå företagets mål kring kvalitet i uppgiftslämningen, ledtider och riskminimering till rätt kostnad och egen insats.
Därför bör man starta med en Tullogistikanalys i extern regi, och baserat på utfall och strategiska mål ta beslut om rätt tullprocess för framtiden. Sen gäller det att samordna projekten, så att det blir rätt från början. Tullkompetens: ”Tullanalys & Uppföljning”
erfarenhet
* Hösten 2003 får jag rollen ”Customs Manager” och möjligheten att arbeta med tull på heltid, projektet med att certifiera Greencarrier enligt Servicetrappan steg IV inleds. I november 2004 certifieras företaget enligt steg III (en tullprocess) och ett år senare enligt steg IV (samtliga tullprocesser).
* Våren 2006 får jag rollen som ”Customs- & Environment Manager” och en plats i Greencarriers ledningsgrupp med ansvar som projektledare för att certifiera företagets svenska verksamheten med elva kontor enligt ISO-14001. Tio månader efter projektstart, certifieras Greencarrier utan en enda avvikelse.
* 2009 inledde jag i rollen som ”Customs-, Environment- & Quality Manager” uppbyggnaden av en nytt Tull- och miljöledningssystem i SharePoint-miljö samt certifieringen av Greencarrier enligt AEOF.
* 2017 i min roll som ”Customs Warehouse Manager” på KGH fick jag uppdraget att bygga upp Tullager och AEO som produkter och affärsområden, i den rollen projektledde jag bl.a. Röhnisch AEOC-certifiering samt Gudrun Sjödén´s AEOC-certifiering
Tullkompetens: ”Rekommendationer”
Boxflow AEOS-Certifierade Med Hjälp Av Tullkompetens
3PL- aktören Boxflow AB hade precis tagit beslut om att bygga en stor logistikanläggning i Östra Ljungby, när den före detta kollegan Patrik Andreasson VD på Tullkompetens AB hörde av sig. Efter en stund stod det klart att Boxflow hade kundkrav på en AEOS- certifiering, något som ägarna saknade erfarenhet av.
Man inledde ett sammarbete och i augusti 2020 drog ett intensivt arbetet igång. Redan i januari 2021 kan Boxflow ges statusen ”Klara för certifieringsbesök” av Tullverket, vad som saknas är ett formellt fysiskt besök för att kontrollera att de godkända rutinerna och säkerhetsarbetet överensstämmer med verkligheten.
Problemet var bara att Tullverket hade besöksförbud under Pandemin, så först i oktober nästan 1,5 år efter projektstart var vi äntligen i mål. Ett projekt som på grund av Covid, blev mer än ett år länge än planerat.
Läs artikeln om projektet: Boxflow AEOS-Certifierade med hjälp av Tullkompetens
Dafgårds AEOS-tillstånd på plats med hjälp av Tullkompetens AB
Dafgårds logistikchef Christian Nilsson Rekommenderar:
”Det stöd som Tullkompetens bidragit med under projektet, har varit direkt avgörande för att vi kom i mål och fick vårt AEOS-tillstånd.
AEO är ett stort projekt för alla företag, så trots bra rutiner och ett flertal certifieringar sedan tidigare. Insåg vi snabbt att vi ofta saknat tull- och säkerhetsperspektivet när de skrevs, jag kan varmt rekommendera Tullkompetens och hans hjälp till andra företag”
Från Christians första kontakt med Tullkompetens i september 2021, till ett AEOS-tillstånd den 20:e september 2022 för en stor produktionsverksamhet i Källby med 1300 anställda.
Läs artikeln om Dafgårds AEO-projekt: Dafgårds AEOS-Tillstånd på plats med hjälp av Tullkompetens AB
