Egenkontroll och arkivering
Nummer 1 är att kravet på arkivering och dokumenterad Egenkontroll inte bara omfattar Importören och Exportören, utan även inblandade Ombud.
En kostnadseffektiv process för arkivering och Egenkontroll, kräver ett uttalat ansvar och tillräckliga resurser med rätt kompetens. Kontrollen skall vara behovsstyrd, inte ett fast beslutat antal ärenden per månad oavsett hur många fel som upptäcks. Egenkontrollen är till för att hitta fel och åtgärda både dem OCH felkällan, så att de inte återkommer.
Jag har sett väldigt många exempel under mina trettio år på Företag som önskar att de hade haft en bra arkivering och Egenkontroll på plats INNAN Tullverkets brev ”Beslut om revision” damp ner i brevlådan. En investering som i en övervägande del av fallen hade betalat sig ordentligt.
Min erfarenhet
Jag har nog hunnit se det mesta på det här området, allt från Företag med engagerade och kunnig personal som sköter det väldigt bra men ibland kanske inte så kostnadseffektivt. Till Företag där ansvariga och berörda inom organisationen innan revisionen, varken kände till sitt ansvar eller ens begreppen. Och där i mellan, personer som satt in ett beslutat antal ikryssade och underskrivna papper i en pärm. Utan en enda anmärkning, i en pärm år efter år. Men där man efter lite grävande, inser att personerna i fråga antagligen inte ens öppnat en enda ”kontrollerad” deklaration.
Men vanligast är nog att man varken har någon systematisk arkivering eller dokumenterad Egenkontroll, eller att den görs högst sporadiskt och ofta utan tillräcklig kompetens. Det är även ofta så att ”Egenkontrollen” endast består av en enklare kontroll, kopplad till avgifterna i samband med konteringen av tullräkningen.
Men genomgående är min erfarenhet på området, att företaget sällan dokumenterar Egenkontrollen. Och utan en dokumenterad Egenkontroll och hanteringen av upptäckta avvikelser, så är det också väldigt svårt att bevisa bra rutiner och en korrekt uppgiftslämning.
Egenkontrollen är något som Tullverket begär ut vid sina revisioner. Ett annat vanligt förekommande problem är att Företagen har svårt att sortera ut ärenden med stor risk för fel för kontroll, här behövs både kompetens, kunnskap om flödet och smarta verktyg.
Arkivering
Arkiveringskravet gäller i fem år plus innevarande år, och omfattar både deklarationer och styrkande handlingar. Med styrkande handlingar menas ”samtliga handlingar som ligger till grund för uppgifter i tulldeklarationen”. Arkiveringsansvaret omfattar både Exportören/ Importören samt eventuellt Ombud som lämnat uppgifterna för dennes räkning.
Exempel på styrkande handlingar:
● Kommersiell faktura vid försäljning, annars ”Annan handling som ligger till grund för varans värde”
● Följesedel, packlista eller liknande
● Huvudfrakthandling (det dokument som oftast saknas)
● Fraktfaktura vid import under E- eller F-villkor
● Certifikat, intyg, tillstånd och exportbevis mm.
Dokumenterad Egenkontroll
Syftet med Egenkontrollen är att bevisa att företaget gör rätt mot Tullverket och övriga myndigheter som berörs av uppgiftslämningen, Tullverkets målsättning är att revidera alla Aktörer som gör uppgiftslämningen eller för vars räkning den lämnas var 3-5:e år. Kraven från Tullmyndigheten är:
● Att arbeta för att förhindra uppkomster av fel
● Att lagar, bestämmelser, tillstånd och regelverk efterlevs
● Att rätt avgifter erläggs och att korrekt statistik lämnas
● Att alla varor blir deklarerade i rätt tid
Tittar vi på vad lagstiftningen, så säger Artikel 15 punkt 2 i Tullkodex:
En person som inger en tulldeklaration, en deklaration för Tillfällig lagring, en summarisk införsel- eller utförseldeklaration, en deklaration om återexport eller en ansökan om tillstånd eller något annat beslut, ska ansvara för följande:
● Att de uppgifter som lämnas i deklarationen, i anmälan eller ansökan är riktiga och fullständiga. Gäller tillhandahållande av alla uppgifter oavsett form, som lämnas till tullmyndigheten.
● Om uppgifterna tillhandahålls av ett tullombud (enl. artikel 18), ska även tullombudet iaktta de skyldigheter som anges i första stycket.
● Att de dokument som lämnas till stöd för deklarationen, anmälan eller ansökan är äkta, riktiga och fullständiga
● Att alla skyldigheter gällande hänförande av varorna till det berörda tullförfarandet eller genomförande av de godkända transaktionerna är fullgjorda
Hur får man då en kostnadseffektiv arkivering och Egenkontroll på plats?
Förutsättningen för en bra process, är rätt kompetens och resurser. Det som underlättar är kontinuitet, bra verktyg och det är inte fel med ett effektivt systemstöd. Här är lite tips på vägen:
- Klassificering: Att artiklarna är klassificerade av någon med klassificeringskompetens och produktkännedom, samt att informationen även kommuniceras till leverantör och Ombud.
- Ombud: Välj snarare ut de deklaranter som skall göra era ärenden än Företaget de arbetar på, välj personer som ni kan ringa och prata med och som vet vem du är. Ta fram en Ombudsinstruktion och gå igenom den tillsammans med de personer som skall göra arbetet. = Färre fel
- Underlag: För att få tillbaka en pdf med både deklarationen och samtliga styrkande handlingar för en enkel arkivering, så behöver ni också förse Ombudet med underlagen. Ombudet skall efterfråga underlag som man kan misstänka borde finnas, annars tar man inte sitt ansvar.
- Kontinuitet: Bra rutiner som efterlevs med arkiveringskontroll och Egenkontroll VARJE månad. Ha en bra och väl insatt back up, vem skall annars göra jobbet när du är ledig?
- Statistik: Utgå ifrån Tullverkets import- och exportstatistik för att säkerställa att ni samlat in samtliga deklarationer, arkivera deklarationerna och samtliga styrkande handlingar på ett tillgänligt och lättsökt sätt. Efterlys eller komplettera saknade underlag
- Jobba smart: Rätt metoder för att hitta ärenden som sticker ut, för att lägga mest kontrolltid på ärendena med högst risk för allvarliga fel.
- Export: Viktigt att kontrollera att samtliga exporter har utförselbekräftats, att steg 2 och steg 3 verkligen har lämnats. Efter 150 dagar utan åtgärd makuleras exporten (steg 1) automatiskt.
- Dokumentera: Hanteringen av upptäckta fel och hur avvikelserna åtgärdas på ett lämpliga sätt. Minst lika viktigt är att åtgärda felkällan, så att det inte behöver hända igen.
- Förändringar: Hänga med i de ständiga förändringarna på tullområdet, och hur de påverkar er.
Vill ni ha någon att bolla med eller hjälp att få rätt kompetens och process på plats, oavsett om den skall skötas internt eller externt.
Så tveka inte att kontakta Tullkompetens
Tullrevision
Revisonen inleds genom att Företagets VD får ett brev om ”Beslut om revision”, nu har inte längre Företaget möjlighet till självrättelse.
Självrättelse innebär att man gör en ”Ansökan om ändring” (omprövning), för att åtgärda upptäckta fel. Självrättelser belastas man inte för, däremot efter att revisionen aviserats så belastas man med eftertaxering av undanhållna avgifter och 20% i tulltillägg som straffavgift.
Revisionen kan även leda till indragna tillstånd, en företagsbot och i förlängningen till att Firmatecknaren åtalas. Men oavsett utfallet så är en Tullrevision resurskrävande, och det är ofta väldigt mycket information och dokumentation som skall tas fram på väldigt kort tid (normalt sett 14 dagar).
Så ta väl vara på tiden tills det är ditt Företags tur att revideras av Tullverket, var redo..
Tullkompetens – Tullrevision
Tullkompetens – Klassificering
Tullverket – Tullrevision, hur går det till?
